I
I - :
3 :
:p;,À
57. — Archives administratives des Ins-titutions scientifiques.
571. — Notions générales. '
II est desirable que les organismes scientifiques (instituts et jardins botaniques,
associations, publications, services administratifs) donnent une organisation méthodique à
leurs archives. Celles-ci doivent non seulement faciliter la gestion des affaires courantes de
ces organismes, mais aussi constituer pour l’avenir des sources précieuses pour l’histoire
des sciences et du travail scientifique. A ce dernier point de vue, des mesures spéciales
de conservation doivent être prises.
572. — Principes d’organisation.
Les principes suivants peuvent être suivis :
10 Tous les documents appartenant à une même administration (registres, lettres,
notes, rapports, procès-verbaux, publications imprimées, plans, etc.) sont traités comme
formant une collection une et homogène ; I ^
2o Les pièces, après avoir été estampillées lors de leur entrée, au nom de l’administration
et ensuite, s ’il est nécessaire, enregistrées dans l’indicateur, sont déposées dans les
dossiers, dès qu’elles ne donnent plus lieu a aucun travail administratif immédiat. Les
dossiers seront formés de chemises ou fardes, toutes de même format. Ils portent les indications
suivantes: a) Un numéro d’ordre emprunté à l’inventaire (répertoire des dossiers);
h) un titre; c) un indice de classement emplunté à la classification bibliographique universelle.
Les dossiers portent en outre le cachet de l’administration et la date à laquelle ils
ont été ouverts.
3 o Les dossiers à leur tour sont réunis dans des meubles classeurs dans l’ordre même
des indices de classement qu’ils portent.
4o II est établi un répertoire des dossiers destinés à inventorier tous les dossiers
ouverts. Ce répertoire est établi sur fiches classées selon trois entrées : par numéros
d’inventaire, par noms de personnes et d’institutions, par matières.
5 o Les dossiers sont classés conformément à la classification bibliographique universelle
qui a prévu des divisions pour le classement des matières administratives.
6 o Les institutions scientifiques doivent s ’efforcer de recueillir dans leurs archives les
manuscrits et papiers que leurs auteurs n’ont pu publier ou achever et qui peuvent présenter
un intérêt pour la science.
7o II est utile d’extraire de la masse des archives les manuscrits scientifiques et tout
ce qui peut offrir une valeur de documentation générale, afin de le déverser dans les dossier?
documentaires (documentation scientifique) (Lx. les manuscrits, les autographes, les renseignements
de portée générale). i ) i f - '— . "
573. — Conservation des plis cachetés.
11 est désirable qu’un règlement international soit élaboré fixant les conditions de
dépôt ét d’ouverture des communications sous plis cachetés.
« i
6. — Iconographie. Photo g rap h ie documentaire.
61. — Notions générales.
L’image des objets permet de s ’en former une idée nette et précise alors que toute
description laisse dans l’esprit un vague et une indécision souvent pénibles pour le lecteur.
C’est cette indécision surtout qui a amené, pour les documents des temps passés, les
commentateurs et les érudits à interpréter les textes écrits suivant des probabilités
et suivant leurs appréciations personnelles. Le développement de la gravure a permis la
constitution de documents iconographiques surtout depuis la Renaissance. De nos jours,
la photographie et la photogravure ont permis d’obtenir des images précises et exactes
remplaçant presque la vue des objets.
62. — Iconographie universelle de la botanique. .
II est désirable de voir établir dans les services de documentation botanique, une
iconographie universelle de la botanique, centralisant dans l’organisme d’une seule collection
toutes les planches détachées : photographies, dessins, croquis, reproductions, documents
graphiques de toute nature.
Les méthodes générales de la documentation scientifique doivent trouver ici leur
application^ :
a) Montage des documents sur fiches de format unifié international: 21 1/ 3 X 2 7 7 3 .
b) Classement des planches selon l’ordre alphabétique des genres et des espèces s ’il
s’agit des inscriptions systématiques ou selon l’ordre de la classification bibliographique
universelle s ’il s ’agit d’autres planches. Inscription sur les planches des noms et des indices
de la classification ;
c) Conservation des planches dans des cartons spéciaux ou, de préférence, dans des
classeurs du type dit « vertical » ; ! j |
d) Etablissement de fiches de référence pour toutes planches pouvant utilement être
classées à plusieurs places ;
e) Inscription sur chaque fiche, ou sur une fiche soeur, de tous les renseignement?
utiles à l’identification de la planche: nom de l’objet, nom de Tauteur de la planche, nom
de la publication d’où elle est extraite;
f) Catalogue de la collection dressé d’après le nom des plantes, d’après leur habitat
et éventuellement le nom des auteurs des planches. Ce catalogue n’est pas indispensable,
les renseignements peuvent être trouvés à Taide des autres instruments de recherche.
Il peut être utile d’inscrire sur les fiches de l ’exemplaire de Tindex iconographique
universel possédé par chaque service, les références indiquant quelles planches relatives à
chaque espèce botanique possède le service.
C f . « La D o c u m e n t a t i o n e t l ’I c o n o g r a p h i e » in Bulletin de l ’Ins titut International de Bibliographie.
C e t t e p u b l i c a t i o n c o n t i e n t le s r è g l e s e n u s a g e à l ’I n s t i t u t i n t e r n a t i o n a l d e P h o t o g r a p h i e d o c um e n t a i r e (C f .
a u s s i A c t e s d u C o n g r è s i n t e r n a t i o n a l d e la d o c u m e n t a t i o n p h o t o g r a p h i q u e d e M a r s e i l l e , 19 0 6 ) .